Formas de organizar la información visualmente
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Al utilizar la Web para investigar, es posible que te encuentres con una cantidad asombrosa de información sobre tu tema. Una vez que hayas escarbado en muchas páginas web y hayas encontrado la información que buscas, ¿qué haces? Si tuviera una memoria fotográfica, podría simplemente leer la información de cada página web. Pero lo más probable es que no recuerde todo lo que lee. Por lo tanto, es necesario que registre esta información de forma efectiva para poder consultarla más tarde. Después de registrar la información, también tienes que organizarla. Esto hará que la redacción de tu trabajo de investigación sea mucho más fácil.
Desarrollar un buen sistema de toma de notas es una habilidad valiosa que te ayudará a ahorrar tiempo más adelante. Hay varias formas de registrar la información que encuentras en la web. Puedes imprimir una copia de la página web y subrayar o destacar la información importante. También puedes utilizar tarjetas o un cuaderno para anotar la información. Un buen método es imprimir la información que encuentres y luego tomar notas en tarjetas o en un cuaderno. Probablemente te resulte más fácil recordar la información si la has escrito tú mismo.
Cómo organizar la información por escrito
Ahora que has pasado por los procesos de búsqueda y evaluación de la información, el siguiente paso es empezar a trabajar con ella. Aquí es donde entra en juego el pilar Gestión: se centra en la necesidad de organizar la información de forma profesional y ética.
Es maravilloso tener acceso a la información. Nos da poder a los seres humanos, con datos y conocimientos que nos guían a lo largo de nuestros ajetreados días y nos ayudan a organizar nuestro tiempo de ocio de forma más eficiente. Los dispositivos GPS y los teléfonos móviles nos ayudan a llegar a destinos desconocidos. Podemos encontrar lugares para comer, para alojarnos y para entretenernos. Toda esta información está al alcance de nuestra mano gracias a la tecnología moderna. Todos aprovechamos esta tecnología en cierta medida y utilizamos esta información en nuestro beneficio.
Pero hay otro tipo de información, no sólo la que proporciona direcciones. Buscamos este tipo de información cuando estamos enfermos y necesitamos buscar consejos médicos. También buscamos información cuando vamos a la escuela: son muy pocas las asignaturas que requieren sólo el uso de un libro de texto. Necesitamos buscar información y utilizarla en nuestro trabajo intelectual, porque cada trabajo o proyecto realizado en la universidad es producto de la creatividad de alguien.
Cinco formas de organizar una información
El objetivo de la escritura empresarial es comunicar hechos e ideas. Para lograr ese propósito, cada documento tiene componentes clave que deben estar presentes para que su público lector entienda el mensaje. Estos elementos pueden parecer sencillos hasta el punto de preguntarse cómo es posible que un escritor los descuide. Pero si toma nota de la frecuencia con la que se producen los errores de comunicación y los malentendidos, sobre todo en las comunicaciones escritas, se dará cuenta de que ocurren constantemente. La omisión o el descuido pueden ser intencionados, pero a menudo son involuntarios; el escritor asume (erróneamente) que el lector entenderá fácilmente un concepto, una idea o el significado del mensaje.
Desde los antecedentes hasta el idioma, pasando por la cultura y la educación, son muchas las variables que entran en juego y hacen que la comunicación eficaz sea un reto. El grado de atención a estos elementos básicos aumentará la eficacia de sus documentos. Cada documento debe abordar lo siguiente:
Si tiene estos elementos en mente mientras prepara su documento, le resultará más fácil decidir qué escribir y en qué orden. También le serán útiles cuando revise su documento antes de entregarlo. Si su borrador omite alguno de estos elementos o lo aborda de forma poco clara, sabrá qué debe hacer para solucionarlo.
Qué es organizar la información
¿Alguna vez has visitado un sitio web con expectativas sobre lo que ibas a encontrar sólo para descubrir que ese sitio no tenía nada de la información que buscabas? Puede que ese sitio tuviera exactamente lo que le interesaba, pero no había un camino claro para encontrarlo. El sitio puede estar organizado de tal manera que le hizo creer que se trataba de algo distinto a lo que usted esperaba encontrar.
Una de las decisiones más importantes que se toman como diseñador web es cómo organizar la información. La forma en que se organiza la información en una sola página y en todo el sitio afecta en gran medida a la forma en que la gente responde a su diseño e interactúa con él. Cuando alguien visita por primera vez su sitio, tiene muy poco conocimiento del mismo. Tiene que hacerles saber de qué trata su sitio de forma rápida y eficaz.
El principio de los cinco estantes para sombreros sugiere que hay un número limitado de formas de organizar la información. Como puede adivinar por el nombre, dice que hay exactamente 5 formas de organizar la información, siendo esas 5 formas por Ubicación, por Alfabeto, por Tiempo, por Categoría y por Continuo.
